Microsoft 365 מציעה גמישות רבה בניהול רישיונות, שיכולה לעזור לארגונים לחסוך בעלויות ובמקביל להבטיח שלמשתמשים יש גישה לכלים הנכונים. יתרון מרכזי של Microsoft 365 הוא היכולת לשלב סוגי רישיונות לפי הצרכים השונים של המשתמשים, בניגוד לפלטפורמות רבות אחרות שנועלות אתכם ברישוי אחיד. כך מנצלים את הגמישות הזו לאופטימיזציית עלויות:
1. נטרו רישיונות שאינם בשימוש
- בצעו ביקורת קבועה של רישיונות Microsoft 365 שלכם כדי לזהות רישיונות לא פעילים או שמנוצלים חלקית. כלים כמו Microsoft 365 Admin Center ופתרונות של צד שלישי יכולים לעזור לעקוב אחר פעילות משתמשים באפליקציות כמו Exchange, OneDrive ו-Teams.
- בטלו או שייכו מחדש רישיונות של עובדים שעזבו את הארגון או שכבר לא צריכים גישה לשירותים מסוימים.
2. הימנעו מהתחייבות לשנה שלמה כשכמות הרישיונות לא ודאית
- אם אתם לא בטוחים בכמות הרישיונות המדויקת שאתם צריכים, הימנעו מהתחייבות של כל הרישיונות לתוכנית שנתית. Microsoft 365 מציעה אפשרויות מנוי חודשיות ושנתיות:
- תוכניות חודשיות מציעות גמישות להגדלה או הקטנה, ומאפשרות להתאים את כמות הרישיונות כשצורכי כוח האדם משתנים.
- תוכניות שנתיות משתלמות יותר, אבל נועלות אתכם על כמות רישיונות קבועה למשך תקופת החוזה, כלומר אי אפשר להקטין את כמות הרישיונות גם אם כוח האדם מצטמצם.
המלצה: השאירו חלק מהרישיונות בתוכניות חודשיות ללא התחייבות לשם גמישות, במיוחד אם כוח האדם שלכם דינמי.
3. ודאו שלעובדים שעובדים רק מהנייד אין רישיונות עם אפליקציות שולחן עבודה
- לעובדים שעובדים אך ורק במכשירים ניידים או בטאבלטים, אין צורך להקצות תוכנית Microsoft 365 שכוללת אפליקציות Office לשולחן העבודה (כמו Office 365 E3 או E5).
- שקלו להקצות לעובדים שעובדים רק מהנייד תוכניות כמו Microsoft 365 Business Basic, שכוללת גישה לגרסאות האינטרנט של Word, Excel ו-PowerPoint אבל לא כוללת אפליקציות לשולחן העבודה.
4. אל תקצו Intune לקבלנים או למשתמשים בלי מכשירים (אלא אם צריך MAM)
- Microsoft Intune הוא כלי לניהול מכשירים ניידים ואפליקציות. למשתמשים או לקבלנים שלא מנהלים מכשירים (למשל אלה שעובדים על מכשירים אישיים), Intune אולי לא נחוץ, אלא אם אתם צריכים במיוחד Mobile Application Management (MAM) כדי להגן על נתוני החברה בתוך אפליקציות ספציפיות.
- בדקו אם התפקיד של המשתמש מצדיק Intune או שמדיניות פשוטה יותר (כמו Conditional Access) מספיקה.
5. הקצו רישיונות לפי הצרכים בפועל של המשתמשים
- יש משתמשים, כמו אלה שצריכים גישה רק לאפליקציות עסקיות כמו Power BI, Project או Dynamics 365, שאולי לא צריכים כלי שיתוף פעולה כמו Exchange, OneDrive, SharePoint או Teams.
- עבור המשתמשים האלה, שקלו תוכניות שלא כוללות כלי שיתוף פעולה ומתמקדות רק באפליקציות הספציפיות שהם צריכים.
- זה שימושי במיוחד לקבלנים או לעובדים זמניים שלא צריכים גישה מלאה למערכות התקשורת ושיתוף הקבצים של הארגון.
6. הריצו אפליקציות Office על Terminal Server עם Business Premium
- תפיסה שגויה נפוצה: ארגונים רבים מאמינים שהם צריכים Office 365 E3 או Microsoft 365 E3 כדי להריץ אפליקציות Office בסביבת ריבוי סשנים כמו Remote Desktop Services (RDS) או Terminal Server. זה לא נכון.
- גם Business Premium עובד: אפשר להשתמש גם ב-Microsoft 365 Business Premium כדי להריץ אפליקציות Office על Terminal Server. הוא כולל אפליקציות Office עם תמיכה ב-shared computer activation (SCA), שהיא דרישה להרצת Office בסביבה וירטואלית משותפת.
- יעילות עלות: Business Premium זול יותר מ-E3 וכולל מגוון רחב של יכולות אבטחה, כמו Microsoft Defender for Office 365, Intune לניהול מכשירים ו-Azure AD Premium P1 להגנת זהויות. זה הופך אותו לאפשרות אטרקטיבית יותר לעסקים שמחפשים גם פרודוקטיביות וגם אבטחה בלי לשלם על רישיון E3 היקר יותר.
מחשבות אחרונות:
על ידי ניטור שימוש, הימנעות מהתחייבויות מיותרות והתאמת הרישיונות לצרכי המשתמשים, אפשר להקטין משמעותית את עלויות הרישוי של Microsoft 365 ובמקביל לשמור על פרודוקטיביות. יישום שיטות העבודה המומלצות האלה יעזור לארגון שלכם למטב את ההשקעה ב-Microsoft 365.
רוצים לדעת איפה הטננט שלכם עומד? Griffin31 בודק את הגדרות האבטחה של Microsoft 365 אצלכם באופן רציף ומראה מה לתקן קודם.